Intelligente Automatisierung im Back-Office – Fortsetzung

Wie in unserem vorherigen Blog-Artikel erwähnt, wollen wir uns dieses Mal die Herausforderungen und Methodiken bei der intelligenten Automatisierung im Back-Office genauer ansehen.

Herausforderungen bei der intelligenten Automatisierung im Back-Office

Während in Enterprise-Unternehmen Automatisierung mit verschiedenen Methodiken in größerem Umfang und in nahezu allen Branchen bereits umgesetzt wurde, um Prozesse/Workflows entlang der kompletten Wertschöpfungskette intelligent zu verbinden, stehen KMUs vor folgenden Herausforderungen:

• Rechtliche, insbesondere DSGVO-konforme Vorgaben rechtssicher dokumentiert umsetzen
• Tools und Methodiken zur technischen Umsetzung evaluieren
• Fachkräftemangel, um dies durch eigene Mitarbeiter umzusetzen
• Geringes Budget für die Anschaffung komplexer, durchgängiger Software-Lösungen, besonders in der Corona-Krise werden größere Investitionen verschoben
• Fehlende Schnittstellen, Insel-Lösungen, zu geringe Skalierbarkeit von Lösungen
• Geringe Digitalisierungsakzeptanz der Mitarbeiter
• wenig Manpower/Human-Resources, um IT-Projekte effektiv und kurzfristig umzusetzen

In unserem vorherigen Artikel „Herr Bot, bitte übernehmen Sie“ haben wir schon viele verschiedene Lösungsansätze aufgezeigt. Wir möchten Ihnen aber heute Lösungen präsentieren, die auch für mittelständische oder kleinere Unternehmen zügig und kostensparend umsetzbar sind.

 

Methodiken

Erweiterungen/Add-Ons bestehender Systeme nutzen

Es können bereits bestehende Anwendungen/Software-Lösungen um intelligente automatisierende Tools erweitert werden. Wie z.B. bei Content-Management, Dokumenten-Verwaltung, CRM, da hier Integrationen und Verknüpfung von Lösungen des Systemherstellers angeboten werden. Nahezu alle namhaften Software-Systemhersteller bieten Erweiterungen oder PlugIns zur Automatisierung an, und auch Unternehmen wie Google und Firefox stellen Tools (Add-Ons) zur Browser-Automatisierung bereit. Einige Beispiele:

• Automatisierung mit Windows PowerShell von Microsoft für Einsteiger
• Microsoft Power Automate für 365/Microsoft Power Platform
• MS Power BI (Automatisierung von Reports und Analysen)
• Chromium Browser Automation (Google-Add-On) zum Aufzeichnen von Browser-Aktionen, z.B. für Formulare, Ausfüllen von (Kontakt) Formularen, zum Check von Bestell-Prozessen, zur Kontrolle von Ladezeiten bestimmter Seiten uvm.
• iMacros von Firefox (bei Aufzeichnung werden automatisch entsprechende Macros erstellt)
• professionelle Tools für Browser-Automation, z.B. Selenium HQ Browser Automation
• Branchen- oder anwendungsbezogene Lösungen, z.B. speziell für eCommerce, Finanzwesen, Vertrieb, je nachdem wo der Schwerpunkt eines mittelständischen Unternehmens liegt, bzw. wo Automatisierung den höchsten Benefit (Kosten-Nutzen-Effekt) ermöglicht.

 

Einfache Programmierung und Beispiele für Workflow-Anwendungen

• Webbasierte Visualisierung und Automatisierung mit HTML5
• Web-Automation ohne Programmierung mit grafischem Workflow-Editor z.B. mit UiPath Web Automation
• Java- und Webbasierend, z.B. Programmierung mit JavaScript und Node.js

 

Einsatz cleverer und erschwinglicher Automatisierungs-Tools zur Selbstprogrammierung

• io: Mit Automate.io können Sie ohne IT-Unterstützung intuitiv komplexe Workflows über mehrere Anwendungen hinweg per Drag-and-Drop-Datenzuordnung in HTTPS erstellen, mit über 200 Konnektoren für Cloud-Anwendungen per Rest-API oder Webhooks. Es unterstützt E-Commerce, Marketing, Vertrieb, Zahlungen, CRM, HelpDesk, Zusammenarbeit, Webformulare und mehr.
• Zapier:  Auch mit Zapier können Sie einfach Anwendungen und Dienste verbinden, die Sie täglich verwenden, z. B. eMail Programme, elektronische Cloud-Speicher, Slack. Zapier kann mehr Webanwendungen als jeder andere Dienst verbinden, bis dato über 3000 Apps.
• n8n: Mit der Workflow-Automatisierung können Sie mit JSON-Objekten mit allen benutzerdefinierten Feldern in einer visuellen Benutzeroberfläche arbeiten
• tray: API Integrations-Plattform, bereitgestellt als Cloud, SaaS, webbasiert, Windows (On-Premise), Linux (On-Premise). Verbinden Sie all ihre Cloud-Services (Universal Connector) und Web-Anwendungen. Besonders geeignet für Marketing, Vertrieb, Finance, HR und After-Sales-Services mit Alerting, RFP-Prozess, Genehmigungsprozess, Swag-Automatisierung und Vertriebsaktivierung, SLA-Priorisierung und CRM-Synchronisierung für optmierte, automatisierte Kundenbindung.
• WP Fusion Marketingautomation für über 100 bekannte WordPress-Plugins, Synchronizierung mit CRM (z.B. Hubspot) für Formularübermittlung, Nachverfolgung von An- und Abmeldungen, abgebrochene Warenkörbe, Kampagnen-Automatisierung (SMS,eMail), Mitgliederverwaltung, Verfolgung von Abonnement-Status durch Integration z.B. mit WooCommerce, LearnDash, Gravity Forms, Elementor uvm.
• Buffer Mit diesem Tool können Beiträge für sozialen Netzwerke (Instagram, Facebook oder Twitter) vorgeplant, veröffentlicht und ausgewertet werden.
• Trello, Teamgrid oder Easyjob für Zeiterfassung, Zeitmanagement und Prozess-Analysen

Auch für RPA (Roboter Processed Automation) gibt es clevere Tools (Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel: „Herr Bot, bitte übernehmen Sie“):

• UiPath: Mit UiPath können Sie die meisten Aktionen in einer Vielzahl von Anwendungen aufzeichnen, einschließlich Klicks auf Schaltflächen und Links, das Eintippen in editierbare Steuerelemente und die Auswahl eines Drop-down-Menüs.
• Automation Anywhere: Cloud-RPA für das Backoffice. Die Cloud-native Digital-Workforce-Platform von Automation Anywhere unterstützt Unternehmensfunktionen bei der Automatisierung von Back-Office-Anwendungen und -Systemen unter Verwendung einer einzigen Plattform für alle Automatisierungsanforderungen, von der Prozessermittlung bis zur Automatisierungsoptimierung.
• Blue Prisma: Blue Prism automatisiert breite Geschäftsprozesse in Java, .Net, SAP oder Webanwendungen, sowie klassische Microsoft Office Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint können über die RPA-Plattform automatisiert werden.

Viele State-of-the-Art Programme/Systeme/Software-Lösungen bieten bereits ein hohes Maß an Möglichkeiten zur Umsetzung einer intelligenten Automatisierung an.

Wir möchten in diesem Artikel Möglichkeiten aufzeigen, mit denen mit relativ wenig finanziellem Aufwand eine deutliche Verbesserung der Automatisierung im Büro/Sekretariat/Back-Office zu realisieren ist.

Es besteht jedoch das Risiko einer unübersichtlichen Tool-Landschaft, die kontraproduktiv zu einer homogenen langfristigen Automatisierungs-Strategie stehen könnte. Allerdings können variable Lösungen ein höheres Maß an Flexibilität und Skalierungsmöglichkeiten als „geschlossene“ Enterprise-Lösungen bieten.

Spezifische Branchen-Lösungen, sei es für eCommerce, Finance, Vertrieb, Marketing, Dienstleistungen können unter Umständen langfristig einen besseren Benefit bieten. Trotzdem sind wir begeistert von der Vielfalt cleverer Tools, die bereits am Markt verfügbar sind.

Der nächste Evolutionsschritt wäre, Automatisierung mit KI (Machine Learning) zu verbinden, um intelligente selbst lernende Systeme zu schaffen.

Und natürlich unterstützen Sie auch gerne IT-Dienstleister als Outsource-Partner bei der Beratung, Konzeption und Umsetzung Ihrer Automatisierungs-Projekte in der Administration des operativen Tagesgeschäfts.