Matthias K.
Es ist wieder Zeit für Jira! Dies ist der dritte Teil unserer Miniserie zu den Funktionalitäten der Jira Software, den dahinterliegenden Begriffen und Konzepten und der Erörterung all der sinnvollen Wege, wie Sie all das in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Im ersten Teil (Boards) haben wir uns schon mit agilen Boards und der Visualisierung Ihrer Arbeitsaufgaben und -prozesse beschäftigt, im zweiten Teil (Automatisierte Taskerstellung) waren dann die verschiedenen Wege zur automatisierten Taskerstellung am Programm. Diesmal wollen wir Ihnen Plakativeres mit auf den Weg geben, und die bisher vorgestellten Funktionalitäten in einem anschaulichen Fallbeispiel zusammenführen.
Dazu wollen wir uns in die Schuhe der PrettyGoodCrafting GmbH begeben – ein kleinerer, fiktiver Tischlereibetrieb, der Maßanfertigungen erstellt und Reparaturarbeiten durchführt. Um gleichzeitig sein Sekretariat zu entlasten, den Dokumentationsaufwand der Tischler zu verringern und Misskommunikation in der Firma vorzubeugen, entschließt dieser sich, in eine minimalistische Jira-Instanz zu investieren. Wie die aufgebaut sein könnte, stellen wir Ihnen in den folgenden Abschnitten vor.
Die Tasks und Workflows
Zuerst die Grundlagen. Der Betrieb will über die neue Jira-Instanz die relevante Dokumentation und den Status der Kundenaufträge, die dazugehörige formale Kommunikation zwischen Sekretariat und den Tischlern sowie die Dokumentation der Rechnungslegung abfangen. Um dabei so wenig Overhead wie möglich zu generieren, sollen dabei lediglich zwei auf dem Standard-Jira-Tasktyp „Aufgabe“ basierte Tasktypen „Kundenauftrag“ und „Zahlungsabwicklung“ erstellt und mit dem Standard-Workflow mit den Zuständen „To Do“, „In Progress“ und „Done“ hinterlegt werden. Wie das Einrichten der Tasktypen und Workflows genau funktioniert, stellen wir Ihnen in einem unserer kommenden Artikel vor.
Aufnahme von Kundenaufträgen
Die erste Erleichterung, die sich die PrettyGoodCrafting GmbH durch Jira schaffen will, ist bei der Annahme der Kundenaufträge angesiedelt. Diese gelangen regelmäßig über verschiedene Wege bei der Firma ein: Persönlich nach einem Beratungsgespräch im Geschäft, telefonisch, als Mail von Kunden an die Office-Mailadresse, oder über ein eigens eingerichtetes Formular auf der Firmenwebsite, durch das eine standardisierte Mail ebenfalls an die Office-Mailadresse gesendet wird.
Als erste Möglichkeit zur Erfassung werden die Verkaufsmitarbeiter und das Sekretariat berechtigt und darin geschult, selbst neue Jira-Tasks vom Typ „Kundenauftrag“ anlegen zu können. Dadurch können schon mal alle Aufträge erfasst werden, die persönlich und telefonisch einlangen.
Für die Aufträge, die per Mail entweder von den Kunden direkt oder indirekt durch das Formular einlangen, gibt es aber sogar eine noch effizientere Option: Hier entschließt die Firma sich, eine neue Mail-Adresse eigens für Jira einzurichten und so zu verknüpfen, dass Mails, die dorthin geschickt werden, automatisch als neue „Kundenauftrag“-Tasks angelegt werden.
Dadurch können die Aufträge, die über das Formular eingehen, gleich direkt an die neue Mail-Adresse geschickt werden und müssen somit gar nicht mehr manuell erfasst werden. Bei Mails, die von Kunden an die Office-Mail geschickt werden, reicht eine einfache Weiterleitung durch einen Mitarbeiter im Sekretariat, und schon ist der Auftrag erfasst.
Der einfachst mögliche Jira-Workflow
Automatisiert Zahlungsabwicklung nach Auftragsabschluss anstoßen
Als nächstes soll die firmeninterne Kommunikation rund um die Zahlungsabwicklung wesentlich vereinfacht werden. Im Speziellen sollen alle vorhandenen Dokumentations- und Archivierungstätigkeiten, die aktuell notwendig sind, damit im Sekretariat zu jedem Kundenauftrag nach Abschluss eine Rechnung gelegt und der Zahlungseingang überwacht und verbucht werden kann, obsolet werden, indem sie durch einen simplen, automatisiert erzeugten „Zahlungsabwicklung“-Task ersetzt werden.
Um das zu erreichen, muss einfach eine Standardlogik im Workflow des „Kundenauftrag“-Tasktyp hinterlegt werden, die beim Statusübergang von „In Progress“ auf „Done“ ausgeführt wird und einen neuen „Zahlungsabwicklung“-Task erzeugt, der direkt einem Mitarbeiter im Sekretariat zugewiesen wird. Dabei wird im neuen Task auch gleich eine Referenz auf den „Kundenauftrag“-Task hinterlegt, womit dem zuständigen Mitarbeiter auch direkt alle relevanten Informationen bereitstehen, die er für die Rechnungslegung braucht. Alles was dann noch im Tagesgeschäft gemacht werden muss, ist, dass der ausführende Tischler bei seinem „Kundenauftrag“-Task auf „Done“ klickt.
Die Tischler- und Sekretariats-Boards
Um jetzt das volle Potential aus dem soeben Konfigurierten herauszuholen, soll als letzter Schritt sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter der Tischlerei einen klaren, übersichtlichen und ungestörten Blick auf genau die Aufgaben haben, die relevant für sie sind. Die Tischler brauchen also eine klare Übersicht über alle offenen „Kundenauftrag“-Tasks, speziell die ihnen zugeordneten. Gleichfalls brauchen die Sekretariatsmitarbeiter Überblick über alle offenen und speziell ihre eigenen „Zahlungsabwicklung“-Tasks – Kurz: Wir brauchen Boards.
Für unser Fallbeispiel bieten sich die Kanban-Boards an, da sowohl Kundenaufträge als auch die Zahlungsabwicklung einfach nach Eingang der Aufträge abgewickelt werden, und ein Zwang zur zeitlichen Bündelung in Sprints, wie bei Scrum Boards erforderlich, die Arbeit mehr verkomplizieren würde, als es Erleichterungen brächte.
Um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter eine saubere Übersicht über genau die Tasks hat, die zum jeweiligen Zeitpunkt für seine Arbeit relevant sind, werden je eigene Boards für jeden der beiden Tasktypen erzeugt. Gratis Bonus: Jedes Jira Board verfügt automatisch über 2 Filtermöglichkeiten, die es erlauben, die am Board angezeigten Tasks zusätzlich einzuschränken: „Only my issues“, mit dem die Ansicht auf die Tasks eingeschränkt werden kann, die dem aktuell eingeloggten User zugeordnet sind, und „Recently updated“, mit dem man nur Tasks anzeigen kann, die sich in letzter Zeit geändert haben – handlich, wenn man kurzzeitig den Task aus den Augen verliert, an dem man gerade zu arbeiten begonnen hat.
Jedes Board ist dann über eine eigene URL erreichbar. Damit braucht man dann nur mehr auf allen Arbeitsrechnern einen Shortcut mit den beiden URLs hinterlegen, jedem Mitarbeiter einen Benutzer im System anlegen, und schon können sie sich Jira-gestützt an die Arbeit machen.
Fazit
Es braucht nicht viel, um von einer eigenen Jira-Instanz profitieren zu können! Lassen Sie sich nicht vom Umfang und den Möglichkeiten, die die Software bietet, abschrecken. Auch kleine Unternehmen mit wenig Berührungspunkten zur IT können mit nur minimalem Einrichtungsaufwand zu einem professionellen Taskmanagement-System kommen, das den Organisations- und Dokumentationsaufwand drastisch reduzieren und Quellen für Misskommunikation entgegenwirken kann.
Sind Sie sich noch nicht sicher, wo Sie Jira unterstützen kann? Oder suchen Sie technische Unterstützung bei der Einrichtung ihrer eigenen Jira-Instanz? Kontaktieren Sie uns, und lassen Sie uns gemeinsam das Beste für Ihre Organisation herausholen!
