Christiana W.
Jira ist eine der führenden Plattformen für Projektmanagement und bietet zahlreiche Funktionen, um Teams bei der Verwaltung von Aufgaben und Projekten zu unterstützen. Dies haben wir ja bereits in einigen unserer Blog-Artikel (Boards, automatisierte Taskerstellung, Fallbeispiel) behandelt. Zwei leistungsstarke Werkzeuge, die in Jira häufig verwendet werden, sind Automations und Scheduled Issues. Obwohl beide Funktionen auf den ersten Blick ähnlich erscheinen mögen, erfüllen sie unterschiedliche Aufgaben und haben jeweils spezifische Anwendungsfälle. In diesem Artikel werden wir den Unterschied zwischen Jira Automations und Scheduled Issues beleuchten und aufzeigen, wann welche Funktion am besten verwendet wird.
Was sind Jira Automations?
Automations in Jira ermöglichen es Benutzern, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Schritte zu automatisieren. Mit der Hilfe von Auslösern (Triggers), Bedingungen (Conditions) und Aktionen (Actions) können komplexe Workflows erstellt werden, die sich automatisch ausführen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.
Hauptmerkmale von Jira Automations:
- Auslöser (Trigger): Ein Auslöser kann eine bestimmte Aktion sein, wie das Erstellen eines Issues, das Ändern eines Status oder ein Zeitereignis.
- Bedingungen (Conditions): Sie können Bedingungen festlegen, um sicherzustellen, dass die Automation nur unter bestimmten Umständen ausgeführt wird. Zum Beispiel: „Führe die Automation nur aus, wenn der Issue-Typ ein Bug ist.“
- Aktionen (Actions): Dies sind die Aufgaben, die Jira ausführt, sobald die Bedingungen erfüllt sind. Zum Beispiel: „Weise das Issue einem bestimmten Teammitglied zu“ oder „Ändere das Fälligkeitsdatum.“
Anwendungsfälle:
– Automatisierte Zuweisung: Wenn ein neues Issue erstellt wird, wird es automatisch dem richtigen Teammitglied basierend auf den Feldern Priorität und Typ zugewiesen.
– Status-Updates: Automatisieren von Statusänderungen basierend auf dem Fortschritt eines Projekts.
– Benachrichtigungen: Automatische Benachrichtigungen an das Team senden, wenn bestimmte Meilensteine erreicht werden.
Beispiel: Jedes Mal, wenn ein neuer Vorgang erstellt wird, dessen Zusammenfassung mit „Projektabschluss durchführen -“ beginnt, wird diesem Vorgang eine Checkliste hinzugefügt.
Was sind Scheduled Issues?
Scheduled Issues beziehen sich auf Aufgaben oder Vorgänge, die zu einem vorab festgelegten Zeitpunkt erstellt oder in regelmäßigen Abständen ausgeführt werden sollen. In Jira bedeutet dies, dass ein Issue zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch erstellt oder bearbeitet wird, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Hauptmerkmale von Scheduled Issues:
- Zeitgesteuert: Sie können festlegen, dass ein Issue zu einem bestimmten Zeitpunkt oder wiederholt (z.B. täglich, wöchentlich, monatlich) erstellt wird.
- Wiederholungen: Scheduled Issues können so konfiguriert werden, dass sie regelmäßig wiederkehrende Aufgaben automatisch erstellen.
- Konfiguration: Ähnlich wie bei Automations können Bedingungen definiert werden, unter denen diese Issues geplant werden.
Anwendungsfälle:
– Wiederkehrende Aufgaben: Für Teams, die regelmäßig Wartungsarbeiten, Berichterstattungen oder andere Aufgaben durchführen, können Scheduled Issues verwendet werden, um diese automatisch zu erstellen.
– Projektplanung: Geplante Issues können verwendet werden, um zukünftige Meilensteine oder Checkpoints zu erstellen.
– Routine-Aufgaben: Bei sich wiederholenden Aktivitäten, wie z.B. wöchentliche Status-Updates oder monatliche Backlog-Überprüfungen, können automatisch erstellte Issues nützlich sein.
Beispiel: Jeden Montag wird automatisch ein neues Issue erstellt, um den Fortschritt der letzten Woche zu überprüfen und einen Statusreport dafür zu erstellen.
Wichtige Unterschiede zwischen Jira Automations und Scheduled Issues:
- Zweck:
– Automations: Automations sind flexibler und umfassender, da sie eine Vielzahl von Aktionen automatisieren können, die durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden.
– Scheduled Issues: Diese Funktion ist spezifischer und darauf ausgelegt, Issues zu geplanten Zeiten oder wiederkehrend zu erstellen oder zu bearbeiten.
- Auslöser:
– Automations: Können durch ein breites Spektrum von Ereignissen ausgelöst werden, z.B. das Erstellen eines Issues, das Ändern eines Status, Kommentare, Übergänge oder benutzerdefinierte Ereignisse.
– Scheduled Issues: Sind rein zeitbasiert und führen Aktionen basierend auf einem Zeitplan durch.
- Komplexität:
– Automations: Bieten eine tiefgehende Möglichkeit zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Sie können Bedingungen und Aktionen in beliebiger Komplexität kombinieren.
– Scheduled Issues: Sind einfacher und konzentrieren sich darauf, zeitgesteuerte Aufgaben zu erstellen, ohne zusätzliche Bedingungen oder benutzerdefinierte Aktionen.
- Flexibilität:
– Automations: Flexibler und vielseitiger, da sie auf unterschiedliche Ereignisse und Bedingungen reagieren können.
– Scheduled Issues: Weniger flexibel, aber ideal für Routineaufgaben, die zu festen Zeiten erledigt werden müssen.
Wann verwendet man welche Funktion?
– Verwenden Sie Automations, wenn Sie dynamische Aktionen automatisieren möchten, die auf bestimmte Ereignisse reagieren müssen. Dies kann die Zuweisung von Aufgaben, das Ändern von Status oder das Senden von Benachrichtigungen umfassen.
– Verwenden Sie Scheduled Issues, wenn Sie regelmäßige, wiederkehrende Aufgaben haben, die zeitgesteuert und festgelegt sind. Wenn Sie beispielsweise jeden Monat eine Wartungsaufgabe planen oder ein regelmäßiges Reporting durchführen müssen, ist dies die richtige Wahl.
Fazit
Sowohl Automations als auch Scheduled Issues in Jira Cloud bieten hervorragende Möglichkeiten zur Automatisierung und Effizienzsteigerung in Ihrem Projektmanagement. Während Automations eine breite Palette von Workflow-Anpassungen ermöglichen, sind Scheduled Issues besonders nützlich für die zeitgesteuerte Erstellung von Aufgaben. Beide Funktionen helfen dabei, manuelle Arbeit zu reduzieren und den Überblick über wiederkehrende oder ereignisgesteuerte Aufgaben zu behalten.
Wenn Sie flexible Workflows automatisieren möchten, sollten Sie sich für Automations entscheiden. Für geplante, wiederkehrende Aufgaben sind Scheduled Issues die bessere Wahl.
