Open Source ERP/CRM System Dolibarr

Einleitung

Dolibarr ist ein Open Source ERP/CRM System (Link), dass mit Funktionen wie Einkauf/Verkauf, Kundenmanagement, Zahlung/Buchhaltung und Projektmanagement für jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe, verwendbar ist. Dolibarr bietet dadurch ein All-in-one-System, das durch Aktivieren oder Deaktivieren der einzelnen Module/Features individuell auf den gewünschten Use-Case angepasst werden kann. Der Zugriff auf die jeweiligen Module für die Benutzer lässt sich spielend leicht durch die dynamischen User- oder Gruppenrechte verwalten.

Module

Die Out of the Box Module sind:

• Geschäftspartner
• Produkte und Leistungen
• Projekte
• Einkauf und Vertrieb
• Rechnungen und Zahlungen
• Banken und Kassen
• Buchhaltung
• Dokumente
• Terminplanung
• Tickets

Nachfolgend wollen wir Ihnen die für uns am wichtigesten Module kurz vorstellen:

Geschäftspartner

In diesem Modul können Geschäftspartner wie Kunden oder Leads als eigene Identität angelegt werden. Hierzu kann man Daten wie Kontaktdaten, Ansprechpartner, Notizen, Dateien und sogar eigene CustomFields speichern. Des Weiteren können Personen als einzelne Identität angelegt und einem Unternehmen mit der Unternehmensrolle und Abteilung angefügt werden. Jedem Unternehmen oder jedem Ansprechpartner lässt sich ein eigener Mitarbeiter aus dem Vertrieb zuordnen.

Produkte und Leistungen

Hier lassen sich alle Produkte und Leistungen des eigenen Unternehmens anlegen, damit man sie im Rechnungsmodul nur noch auswählen und in Rechnung stellen kann. Neben allgemeinen Produktinfos lassen sich auch Daten wie selbstdefinierte Kategorien, Erzeuger/Lieferant, Warenbestand und vieles mehr speichern.

Projekte

In Dolibarr lassen sich Projekte und deren Tasks mit den dazugehörigen Partnern anlegen und verwalten. Dadurch lässt sich verfolgen, wer in diesem Projekt seitens Partner und dem eigenen Unternehmen involviert ist, welche Arbeiten wie geplant sind und wie viel Zeit und Ressourcen noch offen sind. Die Projekte können dann im Rechnungsmodul verrechnet und anschließend verbucht werden.

Einkauf und Vertrieb

Zu jedem Produkt, dass man in Dolibarr angelegt hat, lässt sich auch ein Lagerbestand erfassen. Mit dem Lager-Modul lassen sich so Standorte überblicken, in denen bestimmte Produkte geladen werden. Zu den wichtigsten Lagerbestand-Informationen gehören: Name, Stückzahl, Einkaufspreis, Verkaufspreis, Gesamtverkaufspreis. Des Weiteren bietet Dolibarr die Möglichkeit, Ausgangsrechnungen zu erstellen und diese mit dem Warenhaus zu verknüpfen. So lässt sich in der Lagerbewegungsübersicht nachvollziehen, von wem welches Produkt geliefert wurde, in welchem Lagerort es eingegangen ist und mit welcher Rechnung es verkauft wurde. Hier kann man auch noch das Versand-Modul dazu schalten. Dies Ermöglicht die Ausstellung von Versandbestätigungen mit Informationen wie Sendungsnummer, Trackingnummer, erwartetes Ankunftsdatum und Gewicht. Die Bestätigung lässt sich dann mittel einem Button sofort an den Kunden versenden.

Rechnungen und Zahlungen

Hier lassen sich Rechnungen, Vorauszahlungen, Steuer- und Sozialabgaben erstellen und bezahlen. Rechnungen können anhand von vorgefertigten Produkten/Leistungen, Projekten oder individuell erstellt werden. Hierbei lässt sich auch von einer Vorlage eine Rechnung erstellen, die an den Kunden mit einem Mausklickt per E-Mail gesendet werden kann. Diese Vorlage kann auf das eigene Firmendesign angepasst bzw. Erweitert werden. Zahlungen können zu Rechnungen getätigt und einem vordefinierten Bankkonto zugewiesen werden.

Banken und Kassen

Hier lassen sich Bankkonten und Zahlungskonten vordefinieren und in den Rechnungen oder direkt bei Kunden eintragen. Zu den Konten gibt es eine Übersicht zu den aktuellen Ein- oder Ausgaben, Monatsberichte und Diagramme, die einem erlauben, den Soll und Haben Verlauf über gewisse Zeiträume im Überblick zu behalten. Des Weiteren kann man zu jedem Konto einen Kontenauszug erstellen und diesen an den Bankberater weiterleiten.

Buchhaltung

Das Dolibarr übernimmt auch die Buchhaltung, indem es alle Daten wie Produkte, Rechnungen, Gehälter, Konten usw. vereint und in eine Hauptbuchtabelle übernimmt. Mittels Wizard lassen sich Konten verbuchen, überprüfen und ausbessern, bevor sie im Hauptbuch landen. Das Hauptbuch kann anschließend ebenfalls exportiert und weiterverarbeitet werden.

Terminplanung

Zu fast jedem Objekt wie Kunden, Kontakten, Projekten, Rechnungen, Produkten, Zahlungen usw. lassen sich Termine erstellen und automatisch verknüpfen. Diese Termine können dann anschließend einem Mitarbeiter zugewiesen und in der Terminplaner-Übersicht verwaltet werden. Die Termine können eigenen Kategorien zugewiesen und danach gefiltert werden. Sie können als eine einfache Erinnerung oder auch als wirkliches To Do mit Anweisungen und Status dienen. Im Hintergrund erstellt Dolibarr auch zu jedem Arbeitsschritt wie z.B. das Anlegen eines Kunden, das Erstellen oder Zahlen einer Rechnung oder auch nur das Hochladen und Verknüpfen einer Datei zu einem Kunden einen eigenen Termin. Dadurch wird zu jeder Entität eine Historie geführt, wodurch jeder Schritt und jede Änderung transparent nachverfolgt werden kann. Diese Termine werden der Kategorie “automatisch generiert” hinzugefügt.

Erweiterungen

Erweiterungen, egal ob frei oder kostenpflichtig, können auf dem DoliStore erworben werden. Der DoliStore ist der offizielle Marketplace für Plugins wie eine erweiterte Suche, erweiterter Diagramm Ersteller oder Template Manager. Die Seite unterstützt die Annäherung zwischen Kunde und Entwickler, garantiert aber nicht die Qualität der angebotenen Produkte. Einige Entwickler bieten auch Lösungen auf Anfrage an. Derzeit befinden sich 905 Module und 69 Skins/Templates auf dem Dolistore. Die beliebtesten Erweiterungen werden derzeit vom Unternehmen Net Logic angeboten.

User und Rechte

In Dolibarr kann für jeden Mitarbeiter ein User mit eigenen oder Gruppenrechten angelegt werden. Das verhindert, dass Mitarbeiter die z.B. nicht direkt im Kontakt mit Kunden stehen, Zugriff auf deren Informationen, Dokumente, Projekte oder Termine haben. Da Dolibarr, wie bereits oben erwähnt, automatisierte Termine zu jedem Arbeitsschritt anlegt, lässt sich auch verfolgen, wann jeder einzelne Mitarbeiter etwas in Dolibarr getan hat. Falls ein Mitarbeiter lieber in einer anderen Sprache arbeiten möchte, kann er mittels der persönlichen Einstellungen diese für sich selbst setzen.

Forum und Support

Dolibarr hat ein aktives Forum, wo User und Entwickler sich mit Bugs, Problemen und Verbesserungen auseinandersetzen. Das Forum existiert bereits seit über 10 Jahren und enthält zur aktuellen, aber auch zu älteren Versionen Informationen, um die User und Administrator Experience zu verbessern. Viele Probleme oder Umsetzungswünsche wurden hier bereits diskutiert und können von den Anwendern umgesetzt werden. Des Weiteren kann man sich freiwillig melden, wenn man an Dolibarr mitarbeiten möchte. Sei es am Code oder in der Übersetzung, Dolibarr hat viele internationale Mitglieder, die seit Jahren daran arbeiten, das System zu übersetzen und zu verbessern. Der Großteil der Community befindet sich in Europa, wo Frankreich das Haupt- und Gründungsland bildet.

Zusätzlich zum Dolibarr Forum gibt es das Dolibarr Wiki. In diesem Wiki findet man genaue Informationen zu Modulen, Datenbanktabellen und Allgemeinem. Hat man Fragen wie: „Wie genau funktioniert diese Tabelle?“, „Wofür wird dieses Attribut verwendet?“, „Wo wird diese Information gespeichert?“ oder „Wie hängt dieses Modul mit einem anderem zusammen?“, so liefert das Wiki brauchbare Informationen. Hierbei muss man aber sagen, dass manche Seiten nicht immer aktuell mit der neuersten Version übereinstimmen, wodurch man auf eine Aktualisierung warten muss.

Geschichte und Events

Der ursprüngliche Entwickler, der das Projekt zum Leben erweckt hat, war Rodolphe Quiédeville. Der erste Launch des Projektes war im Jahr 2003, wo Quiédeville die erste gemeinsame Arbeit mit Jean-Louis Bergamo startete. Noch im selben Jahr gewann Quiédeville den ersten Platz in der Kategorie „Enterprise Management“ in einem Free Software Contest. Von diesen Punkt an wuchs das Team stätig. Seit 2008 leitet Laurent Destailleur das Projekt und arbeitet gemeinsam mit vielen Entwicklern weltweit an Verbesserungen.

Die Community veranstaltet fast jedes Jahr in vielen Ländern einen „Doliday“ und ein Developer Camp. Diese Veranstaltungen sind für Vereinsmitglieder Kostenlos und beinhalten Themen wie Zukunftsvisionen, Empfehlungen, Best Practice Sharing und ein generelles Austauschen zwischen den Mitgliedern. Die Events finden zumeist in einem Reservierten Hotel statt und sind in der zweiten Jahreshälfte angesiedelt. Der erste deutschsprachige Doliday der deutschen Dolibarr Community fand am 7. Dezember 2018 in Wien statt.

 

 

Für eine kostenlose Software bietet Dolibarr eine Unmenge an Features, bei denen man bei einer „Paid Software“ tief in die Tasche greifen muss.

Unseren eigenen Erfahrungen, Best Practice, Tipps & Tricks und unser Fazit zu Dolibarr gibt es in unserem zweiten Teil.