Christiana W.
Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung ist unsere Zeit voll von Daten, die an allen Ecken und Enden freiwillig oder auch unfreiwillig gesammelt werden. Warum also nicht einen Nutzen daraus ziehen, wo es möglich ist?
Auf der Suche nach einem Tool, das den Zweck der Aufbereitung unserer in mehreren Systemen verteilten Daten und deren Visualisierung in ansehnlicher Form wie Grafiken, Tabellen oder interaktiven Dashboards erfüllt, sind wir auf Microsoft Power BI gestoßen.
Power BI gibt es in verschiedenen Versionen. Der schnellste Start gelingt mit Power BI Desktop. Diese Variante ist eine Einzelbenutzeranwendung für Windows. Sie kann einfach von den Microsoft Servern heruntergeladen werden (Power BI Download) und lässt sich leicht lokal installieren. In wenigen Minuten ist das Produkt einsatzbereit und es kann losgehen. Diese Version ist sogar kostenlos!
Es gibt noch weitere kostenpflichte Versionen von Power BI. Soll eine gemeinsame Nutzung der Auswertungen, eine automatische Aktualisierung der Daten oder sollen die Auswertungen mobil verfügbar sein, muss auf eine dieser Versionen zurückgegriffen werden.
Was kann dieses Tool?
Die Anwendung bietet die Möglichkeit Daten aus verschiedenste Datenquellen (siehe Bild unten), die nicht unbedingt Datenbanken sein müssen, einzubinden. So kann die Information zum Beispiel auch in Textfiles, Excel-Sheets oder im XML-Format vorliegen.
Wurden die Daten eingebunden, stellt die Applikation – wo es möglich ist – sogar selbst die Verbindungen zwischen den Tabellen her. Falls dies nicht automatisch oder falsch passiert, kann der Benutzer jederzeit die Relationen händisch setzen oder korrigieren. Über diese Verbindungen werden dann später die Daten in den gewählten Grafiken oder Tabellen auf einfachste Weise ohne weiteres händisches Zutun zusammengeführt.
Das Format der Daten ist unpassend oder es wird eine zusätzliche Berechnung benötigt? Kein Problem. Leicht ist ein Textfeld in eine Zahl umgewandelt oder aus einem Datum nur die Jahreszahl, das Monat, die Kalenderwoche herausgenommen.
Es fehlt eine ganze Spalte, die für eine Berechnung benötigt wird oder gar eine ganze Tabelle mit Daten? Auch hier ist die Applikation behilflich und biete die Möglichkeit Spalten bzw. Tabellen inkl. vielleicht neuberechneter Inhalte – ev. aus bereits vorhandenen Daten – hinzuzufügen. Einfache Berechnungen können über sogenannte Measures gemacht werden. Ist die Sache etwas komplizierter, gibt es einen eigenen Power BI Editor, der aus dem Programm heraus aufgerufen werden kann. Hier kann der Benutzer dann nach Belieben, die Daten so modellieren, dass sie für seine Zwecke geeignet sind.
Die eigentliche Leichtigkeit ist aber die Visualisierung der Daten. Nachdem die Datenquellen eingebunden, zusätzliche Felder hinzugefügt bzw. nötige Berechnungen durchgeführt wurden, wird die gewünschte Darstellungsform gewählt, auf die Arbeitsfläche gezogen und jene Felder, die die Informationen liefern, angeklickt. Voilà – schnellstens entstehen Dashboards, die dank der Oberfläche oder hinzugefügter Filter auch noch interaktiv sind.
Beispiel erwünscht? Hier eine Übersicht zur Ressourcenplanung. Dargestellt werden die geplanten zu den tatsächlichen Personentagen. Der Benutzer kann nach Jahr und Kalenderwoche filtern.
Des Weiteren biete die Applikation auch noch die Möglichkeit die Sichtbarkeit mittels Rechtevergabe einzuschränken. Besonders wichtig, wenn es sich um sensitive Daten handelt.
Wofür haben wir Power BI im Einsatz?
Wie schon eingangs erwähnt, haben auch wir verschieden Datenquellen, die richtig in Relation gesetzt, wichtige Informationen für unternehmerische Entscheidungen liefern. Jede Datenquelle für sich, erfüllt diesen Anspruch meistens nicht. Darum haben wir mit Hilfe dieses Tools diese Datenquellen zusammenführt, sie modelliert, weitere Berechnungen hinzugefügt und mittels Grafiken und Tabellen visualisiert.
Es gibt bei uns Dashboards und Reports wie oben erwähnt für Ressourcenplanung/-auslastung, aber auch Projekt-Controlling, Kostenrechnung oder DWH Monitoring. Alle liefern einen raschen Überblick über sich wiederholende Fragestellungen in einem Unternehmen wie zum Beispiel den aktuellen Stand der Projekte bzgl. Aufwände und Kosten im Bezug zur Fertigstellung (Time to Complete und Cost to Complete). Sogar eine Trendberechnung (Aufwände im Vergleich zur Vorwoche) bzw. Forecast (wie werden sich die Aufwände des Projekts bis zum geplanten Projektende weiterentwickeln) war mit entsprechendem Know-how und relativ geringem Aufwand möglich.
Abschließend nochmals zusammengefasst was wir mit Power BI gemacht haben:
- Einbinden von verschiedenen Datenquellen
- Überarbeitung der Daten
- Modellierung der Daten
- Erstellung von zusätzlichen Berechnungen
- Designen von Dashboards und Berichten
- Definieren von Zugriffsrechten
Auch Sie haben Daten und wollen Sie besser nutzen? Sprechen Sie mit uns. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
