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Digitalisierung ist eines der großen Schlagworte unserer Zeit. In den letzten Jahren wurden zahlreiche Studien durchgeführt um den Digitalisierungsstand und das Interesse unserer heimischen Unternehmen zu untersuchen. Obwohl ein gewisser Trend in die Richtung bemerkbar ist, wird gerade im KMU Bereich eher zurückhaltend agiert. Doch kein Unternehmen sollte sich dem Thema verschließen. Zeigt doch aktuell die Corona-Krise die Wichtigkeit.
Wenn man über Digitalisierung spricht, denkt man in erster Linie an Webauftritte, E-Mail, Social Media, IT-Security und Datensicherungen. Viel weniger wird bedacht, dass digitale Technologien und Prozesse in betrieblichen Abläufen große Vorteile bringen. Neben Zeitersparnis und Qualitätsverbesserung ist hier die Kostenreduktion ein wesentliches Argument.
Fast jedes Unternehmen hat Softwarelösungen im Einsatz. Um verschiedene Systeme zu einem effektiven Ganzen zusammenzuführen, sind manuelle Eingriffe notwendig und damit Aufwand. Ultimative Gesamtlösungen sollen das verbessern. So eine Anschaffung ist nicht nur teuer, sondern auch für alle Beteiligten sehr aufwendig. Dies ist auch einer der Gründe, warum sich viele Unternehmen davor scheuen.
Die gute Nachricht, es gibt auch einen anderen Weg.
Smart Digitalisierung
Dabei wird der Ansatz verfolgt, dass nicht alle Softwarelösungen eines Unternehmens ausgetauscht werden müssen. Oftmals ist man mit der alten Software ganz zufrieden. Die Mitarbeiter sind gewohnt damit zu arbeiten. Vielleicht ist die eine oder andere Anwendung nicht mehr ganz zeitgemäß, aber der Austausch kann auch später erfolgen.
Mit Smart Digitalisierung werden im ersten Schritt die Prozesse untersucht und manuelle Eingriffe identifiziert. Diese werden dann nach Aufwand priorisiert und es wird nach Lösungen gesucht, die die bestehenden Abläufe ergänzen. Das kann von der Erstellung eines simplen Excel Makros bis hin zu einem kleinen ERP System reichen.
Beispiel einer einfachen Automatisierung:
Manuelle Bearbeitung von Rechnungen. Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden in einer Excelliste eingetragen. Die Bezahlung wird manuell vermerkt. Die Belege werden dann sortiert, gescannt und an den Steuerberater zur Verbuchung übergeben.
Rechnungen kommen bereits elektronisch oder werden gescannt. Mit einer Software werden die notwendigen Daten aus den PDFs ausgelesen und in der Excelliste ergänzt. Die Umsatzlisten vom Bankkonto werden ebenfalls automatisch ausgelesen und die Bezahlung in der Excelliste vermerkt. Von einem Prozessüberwachungstool erhalten die zuständigen Mitarbeiter den Status und ihre Aufgaben zugeteilt. Mittels eines Makros werden die Daten für den Steuerberater exportiert. Der Steuerberater importiert alles in sein Buchhaltungssystem. Fertig!
Fairer Weise muss man anmerken, dass das Beispiel sehr einfach skizziert ist. In der Praxis werden Smart Digitalisierer den besten Weg vorab erarbeiten. Das Wissen um das Zusammenspiel von Systemen und von Datenübergaben über sogenannte Schnittstellen ist wesentlich. Auf jeden Fall sind mit dem richtigen Knowhow und der nötigen Erfahrung rasche, kostengünstige Erfolge realisierbar.
Zu erwähnen ist auch, dass Digitalisierungsvorhaben derzeit besonders gefördert werden.
Gerade in Zeiten wo Mitarbeitern durch Homeoffice der direkte Kontakt fehlt, aufgrund von Kurzarbeit Aufgaben verschoben werden und Einsparungen notwendig sind, hilft Smart Digitalisierung die Krise zu meistern.
